Chat with us, powered by LiveChat

Helio

Helio lyfter mot framtidens arbetsplats

Fram tills relativt nyligen hette Sveriges ledande aktör inom konferens, mötesrum och flexibla arbetsytor Summit. Nu har man bytt namn till Helio och storsatsar ännu mer på framtidens coworking-upplevelse.

– Bolaget har förändrats och vuxit kraftigt de senaste åren, och vi har vuxit ur namnet Summit. Det var för förknippat med en enda konferensanläggning, förklarar Eric Spongberg, delägare och Chief Product Officer på Helio.

När detta skrivs har det gått några veckor sedan det nya namnet och webbplatsen helioworks.se lanserades. Men det är inte bara namnet som markerar en nystart eller utveckling av konceptet. Flera nya satsningar ligger i startgroparna eller har redan rullat igång. Bland satsningarna finns bland annat en fördjupad och mer mångfacetterad serviceupplevelse på Helios anläggningar.

– Det senaste året har vi förbättrat ytterligare för våra medlemmar, inte minst genom öppningen av nya GT30 på Grev Turegatan, som är vår hittills största anläggning, säger Eric Spongberg.

GT30 kan beskrivas som en korsning mellan arbetsplats, klubb och laboratorium. I det gamla bankpalatset huserar över 100 tillväxtföretag på 8500 kvadratmeter. Förutom mötesrum finns det även tillgång till lounger, eventlokaler, cykelverkstad, poddstudio, gym, en rymlig utegård, bageri, bartenders och en restaurang i regi av sjärnkrögaren Henrik Norström. Varje månad anordnas dessutom events som till exempel föreläsningar, yoga, gemensamma frukostar och nätverksträffar.

Helio GT 30

– Vi har anställt fler personer som bara kommer att jobba med innehållet för medlemmarna. En vanlig vecka på Helio ska du till exempel kunna äta frukost för att hälsa en ny medlem välkommen, lära dig om SEO på en lunch, lyssna på en föreläsning om självkörande bilar och delta i ett meditationspass på fredagen innan helgen, säger Eric Spongberg.

En annan satsning som redan är igång är den nya tjänsten Workspace on demand innebär att företag ska kunna boka möteslokaler via en app i mobilen. Tjänsten riktar sig främst till företag som växer snabbt och behöver förlänga sitt kontor eller av annan anledning på kort varsel behöver ordna fler kontorsplatser i Stockholm.

Många vill bort från kontorslandskapen

Det är som sagt ingen överdrift att säga att den nya tekniken revolutionerat sättet vi arbetar på. Men den har även förändrat var och när vi arbetar. Tack vare allt snabbare uppkopplingar och mobil teknik är vi inte längre låsta till att jobba en viss tid på en viss plats. Trots de möjligheter som finns sitter ändå förvånansvärt många företag kvar i generiska och oinspirerande kontorslandskap fyllda av lika tråkiga bord, stolar, hurtsar och billiga bokhyllor. Det här är något som Helio länge velat förändra, och de senaste åren har man märkt att den förändringen nu sker i allt högre fart.

– Hela den mobila trenden och coworking-industrin växer hela tiden. Många vill komma bort från den fasta arbetsplatsen i kontorslandskapet dit man kommer klockan sju varje måndag morgon och tittar på fotot av sin fru och sin katt som står på skrivbordet.

Orden är Martin Tallvids. Han är nytillträdd head curator på Helio, men har tidigare haft flera olika roller inom Summit. Vi träffar honom en tid innan namnbytet blivit officiellt. Platsen är sjuttonde våningen i Hi-Tech Building, den mellersta av Hötorgsskraporna på Sveavägen. Utsikten över Stockholms inlopp är magnifik. Det var här allting började 1998 då Summit startade som ett kontorshotell. Byggnaden fick sitt namn för att det var en av de första i Sverige som fick Internetuppkoppling indragen i väggen, och för att man på den tiden huserade massor av företag som var en del av den stora it-boomen i Sverige.

– De behövde någonstans att växa och därför blev det en kontorshotellslösning för oss. Men när it-bolagen först blev rikare och skaffade egna kontor och sedan drabbades av it-kraschen, blev vi blev tomma här och började i stället satsa på konferenser.

Från kontor till konferenser, alltså. Men pendeln skulle komma att svänga tillbaka ytterligare en gång.

– Trenden med kontorshotell kom tillbaka i en annan form med det vi idag kallar mobila kontor, så man kan säga att vi nu gått tillbaka till att erbjuda kontor och möten. Hela bloggvärlden satte väl igång det här med att sitta i hotellounger och jobba, och nu är det något som allt fler efterfrågar.

2002 tog man över Sprays gamla lokaler på Grev Turegatan 30 på Östermalm, även det gammal klassisk it-mark. Sedan dess har man öppnat en ny anläggning ungefär vartannat år. Idag har Helio totalt åtta anläggningar och det stora fokuset ligger på mobilt arbete i urbana miljöer. Merparten av anläggningarna ligger i i centrala Stockholm, men man erbjuder även sina kunder att arbeta i Solna, eller Kista.

– Vi vill finnas i städer och inte på mindre orter eller avsides. Vi tror på att det är här folk vill jobba och har strategiskt valt platser som täcker upptagningsytor runtom i Stockholm.

Martin Tallvid menar att konkurrensen ökat i takt med efterfrågan från kunderna ökat. Idag finns ett antal företag som erbjuder mobila arbetsplatslösningar och tillfälliga möteslokaler. Men Helio har några extra ess i kortärmen. Kunderna kan teckna sig för ett öppet medlemskap i olika nivåer, och kan ha antingen ett fast skrivbord eller eget rum. Kunden väljer en plats som bas, men kan enkelt skaffa dagspass till de andra platserna.

– Det är något vi vinner på jämfört med våra konkurrenter, du kan till exempel behöva anpassa lokal efter vilken typ av möte du ska ha. Träffar du en advokat vill du kanske ha en snajdigare adress och bokar Grev Turegatan medan du kanske väljer Skofabriken på Södermalm när du har möte med någon som ska jobba med din musikvideo. Eller så gör du helt tvärtom och får en häftig effekt tack vare det. Det är därför vi vill finnas på olika platser med olika karaktär, det blir en inspiration för kunden, menar Martin Tallvid.

De allra flesta av konkurrenterna har bara en adress och då spelar det mindre roll hur fantastiskt de inrett just den adressen.

– I min värld har man inte riktigt lämnat kontorstänket då, utan man går fortfarande till en och samma plats för att jobba. Hos oss har du möjlighet att jobba på olika platser mitt i stan eller strax utanför, säger Martin Tallvid.

Helio

Tar hand om allt åt medlemmarna

En annan sak Helio vill vara unika med är vad man erbjuder. Därför har man satsat på att erbjuda allt från restauranger till gym med omklädningsrum, posthantering och parkeringstjänster. Och om en kund väntar besök tar Helios personal emot, bjuder på kaffe och skickar ett meddelande i Helio-appen att besökaren anlänt.

– Vi tar hand om allt runt omkring våra medlemmar, så att de kan fokusera på jobbet, säger Martin Tallvid.

– Vissa vill ha ett eget rum, men det finns också många som arbetar på samma sätt som jag själv, som sitter med en laptop där jag gör allt jobb. Vi behöver inga hurtsar och bokhyllor fulla med pärmar längre. Huvudsaken är att jobbet blir gjort.

Martin Tallvid är övertygad om att hela rörelsen kring att lämna de gamla fasta kontoren kommer att växa ytterligare. Även om många företag kommer ha svårt att växla om och tillåta sina medarbetare att jobba mobilt på riktigt. Han första råd är enkelt.

– Man kan ju börja med att stega upp och kolla vad man betalar per kvadratmeter på sitt kontor. Det kostar en hel del att ha ett kontor i Stockholm idag. Det är utan tvekan en de dyraste utgifterna för ett företag. Dessutom har små företag svårt att hitta lämpliga lokaler till ett vettigt pris. Jag tror att man genom oss kan sänka sina kostnader och att man dessutom kommer arbeta mycket bättre i en kreativ miljö. Man kan också hitta spännande synergier i våra miljöer och träffa människor man aldrig skulle komma i kontakt med annars. Det är också en viktig del av det hela.

Eric Spongberg är inne på samma spår:

– Dels finns den underliggande trenden att fler personer väljer att jobba själva eller i mindre konstellationer. Skillnaden mot förut är att den trenden nu gäller för fler och fler branscher. Om den förra generationens kontorshotell ofta riktade sig mot en nisch som tech eller media, så kommer det framöver vara en större blandning av olika branscher som till exempel jurister eller investerare som inte arbetat på det sättet tidigare.

Tekniken måste fungera

För att kunna uppfylla kundernas behov krävs givetvis också en hel del tekniskt som alltid måste fungera under huven. Kunderna är kräsna med att inget får strula med tekniken på anläggningarna.

– Vi har som tur är haft bra leverantörer hela vägen. Mig veterligen har vi inte haft några större problem. Vi är som sagt väldigt beroende av vår teknik. Alltifrån att ha en projektor som klarar av att visa bra bild trots att solen skiner in genom fönstren till att ha ett stabilt internet och bra trådlös täckning på våra anläggningar, oavsett hur många gäster vi har. Ena dagen kanske det sitter fyrtio gäster och jobbar i en lounge medan det nästa dag kommer trehundra. Om till exempel Spotify, som är en stor kund kommer in för ett stort möte, måste exakt alla som deltar i mötet ha en stabil och snabb uppkoppling. Vi är väldigt tacksamma att vi har leverantörer som vi kan lita på att de löser detta.

Han påpekar att förutsättningarna för it och teknik också förändras snabbt, och att det därför är viktigt att följa vad som händer och vara lyhörd kundernas behov.

– För ett antal år sedan behövdes till exempel inga Apple-laddare att låna ut till gästerna medan det nu nästan bara är sådana vi lånar ut.

Men tekniken har också, i form av fjärrskrivbord i molnet, hjälpt Helios egen personal att arbeta friare.

– Fjärrskrivborden, gör oss väldigt flexibla i vårt arbetssätt. Hade vi själva varit låsta till fasta kontorsplatser eller vissa nätverk hade vi ju jobbat mot vårt eget koncept. Nu lever vi som vi lär och jobbar på samma sätt som våra kunder och det kan vi göra tack vare de system vi använder.

Eric Spongberg tillägger att tekniken kommer bli ännu viktigare i framtiden.

– Vi kommer att investera kraftigt i it-infrastruktur de kommande åren, eftersom jobbar med både fysiska platser som distribueras digitalt, och med digitala tjänster som en del av medlemserbjudandet. Många vill kunna vara medlemmar hos oss, utan att sitta fysiskt i lokalerna för att kunna närvara på medlemsevent, eller bara boka ett mötesrum vid behov.

CASEFAKTA: HELIO

Leverans:
Total drift av hela IT-miljön, allt ifrån klient-datorer, applikationsservrar, managerade trådlösa nätverk och skrivarlösningar. Alla tjänster inkluderar helpdesk för användarna dit de kan ringa eller maila.

Helio har även en personlig tekniker att tillgå i de fall som en fysik närvaro är nödvändig. Utöver detta så stämmer vi av hela engagemanget varje kvartal för att säkerställa hög kvalité och där vi även diskuterar ny projekt eller förändringar som rör IT-delen.

Utmaningar:
En stor utmaning är att Helio kraftigt expanderade till flera platser under en kort tid. Den största utmaningen är dock oftast kommunikationen mellan teknik och användarupplevelser, det räcker inte bara med att allt fungerar i systemen utan det måste även fungera för den som ska använda dem och det är en utmaning i sig så vi människor är olika. Lösningen är oftast täta dialoger och att återkoppla och följa upp med användarna.

Vi har tillsammans med Helio, byggbolag och fastighetsägare planerat flera infrastrukturella lösningar där kravet på trådlösa nätverk och säkerhet alltid varit i fokus. Helio har också implementerat en kassasystemslösning som vi nu tar driftsansvar över och där vi samarbetar med en tredje part för själva mjukvaran och affärssystemet. Även att ta hand om ett tiotal trådlösa nätverk, där kunder på vissa orter har specifika säkerhetskrav under vissa tider, är också en spännande och stimulerade utmaning.

Helio har varit en trogen kund under en lång period och det har verkligen varit roligt att vara en del av den expansiva resan och dessutom se nyttan av den IT-avdelning som vi levererar.